Werkinstructie foto’s en filmpjes maken en publiceren bij Kinderopvang Kwibus
Het maken van beeldmateriaal is leuk. Het legt spontane momenten vast en geeft een vollediger beeld van de opvang. Voor ouders, maar ook naar buiten toe via onder meer de website en het jaarverslag. Echter, Kinderopvang Kwibus wilt goed zicht houden op welke foto’s er worden gemaakt van kinderen (en medewerkers) gedurende de tijden dat de kinderen aan de zorg van het kinderdagverblijf zijn toevertrouwd.
Onderstaande afspraken gelden voor alle medewerkers binnen KDV Kwibus.
Doel
De werkinstructie foto’s en filmpjes maken en publiceren, maakt voor ouders en verzorgers het gebruik van beeldmateriaal van hun kinderen inzichtelijk.
Algemene uitgangspunten voor het maken van beeldmateriaal
- KDV Kwibus beschikt over een eigen, herkenbare mobiele telefoon met camera. Dit toestel is ook geschikt om simpele filmpjes mee te maken. Alléén met dit fototoestel mag op de locatie foto’s en filmpjes worden gemaakt.
- Het is aan medewerkers niet toegestaan om op andere wijze foto’s (en films) te maken. Ook niet met de eigen telefoon.
- De toestellen en/of het opslagmateriaal (SD-card) mogen niet mee worden genomen naar huis. Dit houdt eveneens in dat het beeldmateriaal alleen op de computer van de betreffende locatie mag worden verwerkt.
- Het is niet toegestaan beeldmateriaal te maken van kinderen met ontbloot boven en/of onderlichaam.
- Bij start van de opvang wordt de ouders gevraagd toestemming te geven om foto’s en eventueel filmpjes die zijn gemaakt conform dit beleid in de nieuwsbrief (die uitsluitend aan ouders wordt verzonden) te plaatsen en te delen via de besloten whatsapp groep.
- Bij het gebruik van beeldmateriaal voor overige doeleinden (bijvoorbeeld de website) wordt aan de ouder apart toestemming gevraagd. Een ouder dient dit te bevestigen via e-mail.
- Bij het uitzoeken van beeldmateriaal wordt altijd de privacy van kinderen en de toestemming van de ouders meegewogen in de beslissing of tot publicatie wordt overgegaan.
Specialisten
In het kader van activiteiten op de opvang door een specialist (bijvoorbeeld de pedagogisch coach) mag ander foto- of filmapparatuur worden ingezet. Hierbij worden de volgende afspraken gehanteerd:
- De specialist volgt het fotobeleid van KDV Kwibus. Deze ontvangt hij voorafgaand aan de activiteit.
- Het geheugenkaartje blijft gedurende de periode van de activiteit op locatie.
- Het geheugenkaartje wordt aan het einde van de activiteit leeg gemaakt en terug gegeven aan de specialist.
- In geval van bewerken van gemaakt materiaal buiten de eigen locatie, controleert de locatiemanager het materiaal voorafgaand.
- In geval van gebruik van foto- filmmateriaal voor eigen gebruik (zakelijk) van de specialist, dient de specialist een verzoek in bij de locatiemanager. De locatiemanager beoordeelt het verzoek en vraagt toestemming voor extern gebruik aan ouders via de e-mail.
Video Interactie Begeleiding (VIB)
In het kader van deskundigheidsbevordering van de pedagogisch medewerkers van KDV Kwibus kan de pedagogisch coach Video Interactie Begeleiding inzetten. Er worden filmpjes van medewerkers gemaakt in interactie met kinderen. Deze filmpjes zullen uitsluitend gebruikt worden in het kader van training van pedagogisch medewerkers op locatie. Het beeldmateriaal zal conform de werkinstructie worden gebruikt. Het filmmateriaal zal direct na afronding van het coachtraject worden vernietigd. Als de wens bestaat om de filmpjes voor andere doeleinden dan zoals hier beschreven worden gebruikt, dan wordt hiervoor toestemming van ouders gevraagd.
Werkwijze
Tijdens het kennismakingsgesprek in het kindercentrum met ouders/verzorgers en de pedagogisch medewerker(s) komt de werkinstructie foto’s maken en publiceren aan de orde. Op het fototoestemmingsformulier kunnen ouders/verzorgers aangeven of zij toestemming geven voor het gebruik van beeldmateriaal als omschreven in het fotobeleid.
Het fototoestemmingsformulier wordt door de ouders ondertekend en in het kinddossier bewaard.
Pedagogisch medewerkers houden bij of ouders en verzorgers eventueel bezwaar hebben en bewaren dit in de groepsmap. Op het moment dat in het kindercentrum beeldmateriaal wordt gemaakt door derden, maken pedagogisch medewerkers dit kenbaar en zorgen zij ervoor dat het betreffende kind niet in beeld komt of dat het betreffende beeldmateriaal niet wordt gebruikt.
Deze werkinstructie foto’s publiceren ligt voor ouders en verzorgers ter inzage op het kinderdagverblijf en is ook te vinden in de informatiegids.